Välja rätt inkjet-skrivare för dina företagsbehov

Att förstå företagets krav på skrivning

Att förstå ditt företags krav på skrivning är avgörande för att välja rätt skrivare. Genom att utvärdera månatlig skrivvolym, identifiera dokumenttyper och överväga färg mot svartvitt behov kan vi lägga till skrivarfunktioner som passar specifika företagsbehov.

Utredning av månatlig skrivvolym

För att få kontroll över behoven kring skrivare i verksamheten börja med att räkna hur många sidor som faktiskt skrivs ut varje månad i olika avdelningar. Att titta på dessa siffror visar var man tenderar att skriva ut mest och ger ledtrådar om vad som kan behövas i framtiden. Dessutom minskar risken för att skrivare går sönder när det plötsligt blir dubbelt så mycket arbete under upptagna perioder. De flesta moderna kontor har redan någon sorts programvara som spårar skrivningsaktivitet, så varför inte använda det på ett bra sätt? Att övervaka dessa statistiken är inte bara hjälpsamt för att hålla koll på pappersförbrukning utan spar också pengar. Enligt en undersökning från IDC kan företag minska kostnaderna med cirka 30 procent när de väl förstår sina skrivvanor. Att ta mätning av utskriftsvolymer på allvar är både operativt och ekonomiskt klokt, vilket hjälper till att hålla verksamheten igång smidigt utan att slösa bort pengar på förnödenheter som ingen egentligen behöver.

Identifiering av dokumenttyper: Text vs. Grafik

Att veta vilken typ av material som regelbundet skrivs ut i kontoret spelar stor roll när man väljer utrustning. Rapporter, presentationer, de där glansiga broschyrerna – alla har olika krav på skrivaren. Vissa maskiner hanterar ren text väldigt bra men har svårt med färgarbete, medan andra lyser när de ska skriva ut levande bilder och detaljerade grafiker. En bra skrivare bör kunna hantera olika papperssorter utan att bryta ett svettigt lopp. Bläckförbrukningen varierar också kraftigt – de där fina marknadsföringsdelarna går hårdare på bläckpatronerna än enkla kalkylblad. Att få klart för sig vad som skrivs ut mest gör det lättare att avgöra om det verkligen lönar sig att investera i ett specialiserat bläckstrålesystem på lång sikt för företagets ekonomi.

Färg vs. monokrombehov

Att räkna ut när färgtryck verkligen spelar roll gör stor skillnad både ekonomiskt och för hur kunder uppfattar en varumärke. Marknadsavdelningar behöver ofta skarpa färgutskrifter för saker som broschyrer eller försäljningspresentationer, medan andra avdelningar nöjer sig med svartvita kopior av rapporter eller manualer. Att gå över till monokrom sparar pengar på dokument med mycket text i de flesta fall. Men här kommer en sak - vissa branscher kan helt enkelt inte fungera utan de färgglada utskrifterna. Mäklare kommer att tänka på som är starkt beroende av färgglada bostadsannonser. Företag som håller sig fast vid färgtryck lägger i genomsnitt 25 procent mer än de som kombinerar med svartvitt när det är lämpligt. Den smarta lösningen? Anpassa tryckvalen efter vad som faktiskt fungerar bäst för olika uppgifter och vad kunderna förväntar sig att se.

Utskriftshastighet och arbetscykel

Skrivhastighet och arbetscykel spelar stor roll när man väljer en affärsinriktad bläckstråleskrivare. PPM-klassningen måste matcha det faktiska antalet sidor som kontoret skriver ut varje dag. Arbetscykeln visar ungefärligen hur många sidor maskinen kan hantera per månad innan den börjar visa tecken på slitage. Bra skrivare fortsätter att producera tydlig text och skarpa bilder även när sidorna skrivs ut snabbt, vilket sparar tid på lång sikt. Forskning visar att snabbare modeller generellt gör arbetsflöden smidigare, ibland ge företag en produktivitetsökning på cirka 20 %. Men ingen vill att skrivaren ska gå sönder varje vecka, så att hitta rätt balans mellan hastighet och tillförlitlighet är avgörande för att driften ska fortsätta smidigt dag efter dag.

Anslutningsalternativ: Wi-Fi och mobilutskrift

Att ha trådlös anslutning i bläckstråleskrivare gör all skillnad för dagens företag som behöver alternativ för fjärrutskrift. När man tittar på skrivarspecifikationer bör teamen kontrollera om funktioner som AirPrint eller Google Cloud Print verkligen matchar deras dagliga behov. Rätt trådlös konfiguration minskar besvären avsevärt eftersom anställda kan skriva ut från vilken enhet som helst i kontoret utan att stöta på kompatibilitetsproblem. Enligt forskning som publicerats av Printing Industries of America ser företag med bra trådlösa skrivarlösningar att deras väntetider minskar med cirka 40 procent. Och låt oss vara ärliga, ingen vill slösa bort tid på att vänta på dokument när arbetet högar sig. När allt fler kontor omfamnar flexibla arbetsformer blir det inte bara bekvämt utan praktiskt taget nödvändigt att kunna skicka utskrifter från vilken plats som helst för att hålla hög produktivitet i olika arbetsmiljöer.

Pappershantering och laddningskapacitet

Att få bra pappershantering och ha tillräckligt med utrymme i facken spelar verkligen stor roll när man vill hålla saker i gång smidigt, särskilt där mycket skrivning sker dag efter dag. Skrivare som automatiskt skriver ut på båda sidor spar pengar samtidigt som de är bättre för miljön eftersom de minskar den totala papperförbrukningen. Företag bör också titta på vilken typ av specialpapper deras skrivare kan hantera om de arbetar med alla slags dokument, från glansiga broschyrer till tjockt kartongmaterial. Studier visar att större pappersfack faktiskt kan minska de irriterande stoppen under utskrifter med cirka en fjärdedel, vilket innebär att personal inte slösar bort så mycket tid på att fylla på material och istället kan återgå till att utföra det arbete som betyder något för verksamheten.

Specialiserade modeller: Portabla inkjettskrivare

Företag som är beroende av distansarbetare eller anställda som reser regelbundet finner att bärbara bläckstråleskrivare är helt oumbärliga. Dessa små enheter låter människor skriva ut dokument var som helst där de behöver det, vilket håller arbetet igång även när någon inte sitter vid sitt kontor. Alla som tänker köpa en bör definitivt kolla hur länge batteriet håller och om den kan tåla några stötar och slag under all denna resande verksamhet. Vissa kan bli överraskade över vad kompakta skrivare faktiskt kan göra dessa dagar. Företagare rapporterar att cirka 15-20% ökning i företag som tillämpar bärbara skrivarlösningar har skett nyligen, vilket visar hur mycket denna teknik har blivit en del av vardagsdriften för många organisationer idag.

Jämförelse av förhandskostnader

Om man tittar på vad folk betalar i förskott så brukar bläckstråleskrivare kosta mycket mindre från början än laserskrivare. Vissa enkla bläckstråleskrivare ligger till hälften av priset för motsvarande laserskrivare, ibland till och med tre fjärdelar billigare om vi talar om inledningsmodeller utan alla lyxiga extrafunktioner. Pengarna tar dock inte slut där. Båda typer av skrivare medför extra kostnader, till exempel för att få dem ordentligt installerade och konfigurerade. Särskilt personer som arbetar hemifrån tvekar ofta innan de lägger ut mycket pengar på dyr lasers teknik direkt. En billig bläckstråleskrivare är helt enkelt mer rimlig för dagliga skrivarbehov i de flesta fall.

Analys av långsiktiga inkostnader

När man tittar på den stora bilden påverkar kostnaderna för bläck över tid verkligen hur mycket ett företag totalt spenderar på skrivare. Bläckstråleskrivare behöver ganska regelbundet nya bläckpatroner, och dessa tenderar att kosta mycket mer än tonerpatronerna som används i laserskrivare. Antalet sidor som varje patrone skriver ut spelar också roll. De flesta bläckpatroner räcker bara i cirka 200-300 sidor medan laserton kan räcka i tusentals sidor innan den behöver bytas ut. Vissa företag upptäcker att det är hjälpsamt att anmäla sig till program för bläckleverans som minskar långsiktiga kostnader. Klok inköpsvana och att följa faktiska användningsmönster har hjälpt många organisationer att minska sina bläckutgifter med nästan hälften efter några månaders implementering.

När man ska välja färginkjetskrivare

Beslutet att använda en färginkjettskrivare handlar i slutändan om vad ett företag faktiskt behöver, särskilt när det gäller god kvalitet på färgutskrifter. Grafiska designers och fotografer behöver exakta färgåtergivning för saker som kundpresentationer och kampanjmaterial de skapar. Det finns alltid en avvägning mellan vad man lägger ut i början och vad man kan tjäna på senare genom bättre utseende utskrifter. En del studier visar att företag inom kreativa branscher kan få cirka 30 procent mer intresse från kunder när de använder levande färgpresentationer. Så för företag där visuella aspekter verkligen spelar roll är att skaffa en bra färginkjettskrivare inte bara en fråga om att skriva ut snygga bilder längre – det blir en del av den övergripande strategin för att skapa sig en plats i konkurrensutsatta marknader.

Beräkning av Sidokostnad

Att få kontroll över kostnad per sida (CPP) gör all skillnad när företag vill minska sina utskriftskostnader. Den grundläggande beräkningen innebär att ta de totala utskriftskostnaderna och dela dem med antalet sidor som faktiskt kommit ut från skrivaren. Att titta på dessa siffror hjälper till att jämföra olika skrivarmodeller direkt, särskilt när man väger inkjet mot laserskrivare. Ta till exempel inkjetskrivare, de brukar vara billigare vid första anblick men blir dyrare på sikt eftersom de färgglada bläckflaskorna behöver bytas så ofta. Laserskrivare kräver större investering från början, det är ingen tvekan om, men de erbjuder ofta bättre långsiktig värdeförhållande tack vare de hållbara tonertrummorna som räcker i tusentals sidor. Företag som noggrant följer sin CPP ser ofta besparingar på cirka 15 till kanske till och med 30 procent på deras årliga utskriftsbudget, vilket summerar sig fint över månader och år.

Energiförbrukningens överväganden

När man väljer en ny skrivare spelar det stor roll hur mycket ström den använder för de dagliga kostnaderna. Vissa skrivare slukar el medan andra är mycket sparsammare. Att titta på energiklassningen hjälper till att identifiera vilka maskiner som passar bra in på gröna initiativ. De flesta större märken idag erbjuder energisparlägen, automatiskt avstängning efter inaktivitet och andra smarta funktioner för att minska strömförbrukningen. Siffrorna visar också detta – kontor som byter till effektiva skrivare ser ofta att deras elräkning sjunker cirka 20 % inom några månader. Så bortsett från att man sparer pengar i slutet av varje månad, är det alltså långsiktigt både ekonomiskt och miljömässigt smart att välja en skrivare som använder mindre el.

Underhålls- och garantifaktorer

När man tittar på skrivare påverkar underhåll och garantialternativ verkligen hur mycket pengar vi kommer att lägga över tid. Innan du köper bör du kontrollera om reservdelar är lätta att få tag på och läsa vad garantin faktiskt täcker. Att hålla skrivare igång smidigt innebär att utföra grundläggande åtgärder som att rengöra munstycken och byta ut slitagekomponenter när det behövs. Dessa enkla steg gör inte bara skrivarna längre livade utan håller dem bättre presterande dag efter dag. Att titta på underhållskostnader från början spelar också roll, eftersom dessa kostnader kan ackumuleras och påverka hela ägandevandringen. Forskning visar att rätt vård kan förlänga en skrivares livslängd med cirka 30 procent, vilket definitivt höjer dess värde. Så att lägga tid på att välja rätt garanti och underhållsplan är inte bara smart affärsinriktning, det är praktiskt taget nödvändigt för alla som vill maximera sin investering i skrivare utan att gå på bekostnad av ekonomin senare.

Högvolymelösningar för kontor

Företag som behöver skriva ut mycket varje dag har verkligen behov av att välja skrivare som är snabba, tillförlitliga och som producerar utskrifter av god kvalitet. När man undersöker alternativen kan det vara en god idé att titta på bläckstråleskrivare med stora bläcktankar eftersom dessa hanterar tunga arbetsbelastningar mycket bättre. Ta till exempel Canon imageClass MF753cdw. Denna maskin har skaffat sig ett rykte för att skriva ut väldigt snabbt och fungera tillförlitligt även under de stressiga dagarna när alla behöver något utskrivet omedelbart. Att investera i utrustning för hög volym utskrifter handlar inte bara om att undvika pappersinsatser heller. Kontor som gjort övergången har rapporterat att deras totala produktivitet ökade mellan 25 % och 35 %. En sådan förbättring innebär mycket när man försöker hålla tidsfrister och hantera dagliga operationer smidigt.

DTF-skrivare för anpassade överföringar

DTF-tryckning medför några riktiga fördelar när det gäller att skapa anpassade design. Färgerna blir livligare och håller längre än många andra metoder på marknaden. För personer som precis börjar upp, innebär att hitta rätt DTF-skrivare att titta på det som är viktigast. Användarvänliga kontroller och enkel installation är definitivt viktiga faktorer. Många som provat dessa skrivare rapporterar att deras försäljning av anpassade tryck ökat med cirka 40 procent efter byte. En sådan tillväxt gör DTF till en klok investering för alla som är allvarligt intresserade av att konsekvent producera kvalitetsanpassade transfer.

Kompakta modeller för mobila team

För personer som arbetar på språng gör det stor skillnad att ha en skrivare som är lätt nog att ta med sig när man behöver skriva ut något just där och då. Kompakta skrivare fungerar särskilt bra i dessa situationer eftersom de är enkla att packa och snabbt komma igång med, så att inget behöver skjutas upp oavsett var någon råkar arbeta ifrån. Trots att dessa små skrivare upptar mindre plats lever de flesta fortfarande upp till en godtagbar utskriftskvalitet som inte kommer att förlämma någon när dokument ska visas upp i kundmöten. Vi har faktiskt sett försäljningen av kompakta skrivare öka med cirka 27 % under senaste tiden, vilket säger oss att många företag äntligen inser hur praktiska dessa portabla alternativ kan vara för deras arbetsstyrka.