Výber správneho tlačiarneho počítača pre potreby vašej firmy

Pochopenie požiadaviek na tlač pre podnikanie

Pochopenie požiadaviek na tlač vašej firmy je kľúčové pri vybere správneho tlačiarne. Oceňovaním mesačného objemu tlače, identifikáciou typov dokumentov a zvážením potrieb čiernobielej alebo farebnej tlače môžeme zaradiť funkcie tlačiarne s konkrétnymi požiadavkami podnikania.

Hodnotenie mesačného objemu tlače

Aby ste zistili potreby tlače vo vašej spoločnosti, začnite tým, že spočítate, koľko stránok sa každý mesiac skutočne vytlačí v jednotlivých oddeleniach. Ak sa pozriete na tieto čísla, zistíte, kde sa najčastejšie tlačí, a získate tak návrh na to, čo bude možno potrebné v budúcnosti. Okrem toho vám to zabezpečí, že tlačiarne nebudú preťažené, keď počas rušných období naraz príde dvojnásobná pracovná záťaž. Väčšina moderných kancelárií už tak či onak používa nejaký softvér na sledovanie tlačovej aktivity, tak prečo ho nevyužiť? Sledovanie týchto štatistík je užitočné nielen na kontrolu spotreby papiera, ale aj na úsporu nákladov. IDC vykonal výskum, ktorý ukázal, že spoločnosti môžu znížiť náklady až o 30 percent, keď si ujasnia svoje tlačové návyky. Vážne pristupovanie k meraniu objemov tlače dáva zmysel nielen z hľadiska prevádzky, ale aj z finančného hľadiska, pretože pomáha udržať prevádzku bez problémov a zároveň sa vyhýbať neefektívnejm výdavkom na spotrebný materiál, ktorý nikto v skutočnosti nepotrebuje.

Identifikácia typov dokumentov: Text vs. Grafika

Keď si vyberáte kancelársku techniku, veľmi záleží na tom, aké dokumenty sa v kancelárii tlačia pravidelne. Prezentácie, správy alebo tie lesklé brožúry si vyžadujú od tlačiarne rôzne vlastnosti. Niektoré stroje výborne zvládnu bežný text, ale potemujú s farebnou tlačou, zatiaľ čo iné vyniknú pri výrobe živých obrázkov a detailných grafov. Kvalitná tlačiareň by mala zvládnuť rôzne typy papiera bez potu. Aj spotreba atramentu sa môže veľmi líšiť – tie drahé marketingové materiály spotrebujú cartridge oveľa rýchlejšie ako jednoduché tabuľky. Preto je dôležité vedieť, čo sa tlačí najčastejšie, aby bolo možné rozhodnúť, či by sa v dlhodobom horizonte oplatilo investovať do špecializovaného inkjetového systému a či by to pozitívne ovplyvnilo hospodársku výhodnosť podniku.

Potreba farby vs. jednofarebnosti

Zistenie, kedy výrazne záleží na farebnom tlači, má veľký vplyv nielen na náklady, ale aj na to, ako zákazníci vnímajú značku. Marketingové oddelenia často potrebujú ostré farebné výtlačky napríklad pre brožúry alebo predajné prezentácie, zatiaľ čo iné oddelenia si vystačia s čiernobielymi kópiami správ alebo manuálov. Tlač v odtieňoch šedej znamená úsporu nákladov na dokumenty bohaté na text. Avšak v niektorých odvetviach sa bez atraktívnych farieb jednoducho nezaobíde. Na mysli máme napríklad realitných maklérov, ktorí výrazne spoliehajú na farebné inzeráty nehnuteľností. Spoločnosti, ktoré sa držia výhradne farebného tlače, zvyčajne minú o 25 percent viac v porovnaní s tými, ktoré rozumne kombinujú farebný a čiernobielý tlač. Múdry prístup? Prispôsobiť voľbu tlače tomu, čo najlepšie funguje pre rôzne úlohy a čo očakávajú klienti uvidieť.

Rýchlosť tlači a pracovný cyklus

Pri výbere inkjetovej tlačiarne pre podnikanie veľmi záleží na rýchlosti tlače a cykle práce. Hodnota PPM by mala zodpovedať skutočnému počtu strán, ktoré kancelária vytlačí každý deň. Cyklus práce nám približne hovorí, koľko strán je tlačiareň mesačne schopná vytlačiť, než začne prejavovať príznaky opotrebenia. Kvalitné tlačiarne aj pri vysokej rýchlosti tlače naďalej vytvárajú čitateľný text a ostré obrázky, čo v dlhodobom horizonte ušetrí čas. Výskum naznačuje, že výber rýchlejších modelov zvyčajne zabezpečí plynulejší pracovný proces, pričom niekedy môže produktivita podnikov vzrásť až o 20 %. Nikto však nechce, aby sa tlačiareň každý týždeň pokazila, a preto je nevyhnutné nájsť optimálny kompromis medzi rýchlosťou a spoľahlivosťou, ktorý zabezpečí hladký chod operácií deň po dni.

Možnosti pripojenia: Wi-Fi a mobilná tlač

Bezdrôtové pripojenie v atramentových tlačiarňach robí všetkým rozdiel pre podniky dneška, ktoré potrebujú možnosti diaľkovej tlače. Pri prehliadaní špecifikácií tlačiarne by tímy mali skontrolovať, či funkcie ako AirPrint alebo Google Cloud Print skutočne vyhovujú ich každodenným potrebám. Správne bezdrôtové nastavenie výrazne znižuje komplikácie, pretože zamestnanci môžu tlačiť z akéhokoľvek zariadenia v kancelárii bez toho, aby narazili na problémy so slučiteľnosťou. Podľa výskumu zverejneného Printing Industries of America podniky s kvalitnými bezdrôtovými tlačovými riešeniami zaznamenávajú pokles čakacej doby približne o 40 percent. A pravdupovediac, nikto nechce premárniť čas čakaním na dokumenty, keď sa hromadí práca. Keďže viac a viac kancelárií prijíma flexibilné pracovné usporiadania, schopnosť posielať tlače z akéhokoľvek miesta sa stáva nielen výhodou, ale takmer nevyhnutnosťou na udržiavanie vysokých úrovní produktivity v rôznych pracovných prostrediach.

Zpracovanie papiera a kapacita ponôrky

Dobrá manipulácia s papierom a dostatočná kapacita zásobníkov majú skutočný vplyv na bezproblémový chod, najmä v prostrediach, kde sa tlačí veľa a každodenne. Tlačiarne, ktoré automaticky vytlačia dokumenty obojstranne, šetria peniaze a zároveň sú ekologickejšie, pretože výrazne znížia celkovú spotrebu papiera. Firmy by tiež mali zvážiť, aké špeciálne typy papiera ich tlačiarne podporujú, ak pracujú s rôznymi druhmi dokumentov – od lesklých brožúr až po hrubé kartóny. Štúdie ukazujú, že väčšie zásobníky papiera môžu znížiť tie nepríjemné zastavenia počas tlače až o jednu štvrtinu, čo znamená, že zamestnanci nezbytočne netratia čas dopĺňaním papiera a namiesto toho sa môžu vrátiť späť k práci, ktorá má vplyv na podnikové operácie.

Špecializované modely: Prenosné tlačiarene s technológiou inkjet

Spoločnosti, ktoré sa opierajú o pracovníkov na diaľku alebo zamestnancov, ktorí sa často cestujú, považujú prenosné atramentové tlačiarne za úplne nevyhnutné. Tieto malé zariadenia umožňujú ľuďom tlačiť dokumenty kdekoľvek, keď je to potrebné, čo udržiava prácu v pohybe aj vtedy, keď niekto ne sedí pri svojej kancelárskej pracovnej stanici. Každý, kto o jednu uvažuje, by si určite mal pozrieť, ako dlho vydrží batéria a či je odolná proti nárazom a náhodným úderom počas cestovania. Niektorých ľudí možno prekvapí, čo všetko dokážu dnešné kompaktné tlačiarne skutočne zvládnuť. Podnikatelia uvádzajú, že v poslednej dobe došlo k nárastu prijatia prenosných tlačových možností o približne 15-20 %, čo ukazuje, ako veľmi sa táto technológia stala súčasťou každodenných operácií pre mnohé organizácie.

Porovnanie predbežných nákladov

Keď sa pozrieme na to, koľko peňazí ľudia zaplatia na začiatku, atramentové tlačiarne zvyčajne stojia oveľa menej ako laserové tlačiarne v momente prvého nákupu. Niektoré základné modely atramentových tlačidiel stoja približne polovicu ceny podobných laserových modelov, niekedy dokonca tri štvrtiny menej, ak hovoríme o vstupných modeloch bez všetkých dômyselných vymožeností. Peniaze však tam nekončia. Oba typy tlačidiel s sebou prinášajú aj ďalšie náklady, napríklad na ich správnu inštaláciu a nastavenie. Domáci kanceláriu pracujúci sa často dvakrát premýšľajú, skôr než by si dovolili výdavok na drahšiu laserovú technológiu. Pre bežné tlačové potreby väčšinu času dáva väčší zmysel cenovo dostupná atramentová tlačiareň.

Analýza dlhodobých nákladov na farby

Ak sa pozrieme na širší obraz, náklady na atrament v priebehu času výrazne ovplyvňujú, koľko podnik skutočne minie na tlačiarne celkovo. Modely s atramentovou tlačou potrebujú pomerne často nové atramentové cartridge, ktoré sú zvyčajne oveľa drahšie než tonerové cartridge používané v laserových tlačiarňach. Dôležitá je aj počet strán, ktoré každý cartridge vytlačí. Väčšina atramentových cartridge vydrží približne 200 až 300 strán, zatiaľ čo tonerové cartridge do laserových tlačiarní vydržia tisíce strán pred výmenou. Niektoré spoločnosti zistili, že pre ne môže byť výhodné zapojiť sa do programov na dodávku atramentu, ktoré znižujú dlhodobé náklady. Rozumné nákupné návyky a sledovanie skutočných vzorov využitia pomohli mnohým organizáciám takmer o polovicu znížiť výdavky na atrament do niekoľkých mesiacov po implementácii.

Keď vybrať farebné tušové tlačiare

Rozhodnutie o výbere farebného inkjetového tlačiarne skutočne závisí od toho, čo podnik skutočne potrebuje, najmä keď je dôležitá kvalitná farebná tlač. Grafickí dizajnéri a fotografi potrebujú presné vystihnutie farieb pre veci ako sú prezentácie klientom alebo propagačné materiály, ktoré vytvárajú. Neustále prebieha súťaž medzi počiatočnými výdavkami a návratnosťou investície prostredníctvom kvalitnejšie vyzerajúcich tlačí. Niektoré štúdie naznačujú, že spoločnosti pôsobiace v kreatívnych oblastiach môžu mať približne o 30 percent vyšší záujem klientov pri použití živých farebných prezentácií. Preto pre podniky, kde výzor skutočne zohráva dôležitú úlohu, získanie slušnej farebnej inkjetovej tlačiarne nie je už len otázkou vytlačenia pekných obrázkov, ale stáva sa súčasťou celkovej stratégie, ako sa uplatniť na konkurenčných trhoch.

Výpočet nákladov na stránku

Zvládnutie nákladov na stranu (CPP) robí všetký rozdiel, keď spoločnosti chcú znížiť výdavky na tlač. Základný výpočet zahŕňa celkové náklady na tlačenie a vydelenie ich počtom strán, ktoré skutočne vylezú z tlačiarne. Pozretie sa na tieto čísla pomáha pri porovnávaní rôznych modelov tlačiarní vedľa seba, najmä keď porovnávate atramentové a laserové modely. Vezmite napríklad atramentové tlačiarne, ktoré zvyčajne vyzerajú lacnejšie na prvý pohľad, ale nakoniec stojia viac v priebehu času, keďže tie farebné atramentové fľaše musia byť často vymieňané. Laserové tlačiarne si žiadajú väčšiu sumu peňazí na začiatku, to je isté, avšak zvyčajne ponúkajú lepšiu hodnotu na dlhú trať vďaka tým odolným tonerovým bubnom, ktoré vydržia tisíce vytlačených strán. Spoločnosti, ktoré sledujú svoje náklady na stranu (CPP) pozorne, často ušetria niekde okolo 15 až dokonca 30 percent z ročného rozpočtu na tlačenie, čo sa v priebehu mesiacov a rokov pekne scumuluje.

Úvahy ohľadom energetickej účinnosti

Pri výbere novej tlačiarne je dôležité zvážiť, koľko energie spotrebuje, keďže to výrazne ovplyvňuje bežné výdavky. Niektoré tlačiarne veľa elektriny spotrebujú, zatiaľ čo iné sú oveľa úspornejšie. Označenie energetických tried umožňuje ľahko identifikovať zariadenia, ktoré sú v súlade s ekologickými iniciatívami. Väčšina hlavných značiek dnes ponúka režimy úspory energie, automatické vypnutie po uplynutí určitého času nečinnosti a ďalšie funkcie, ktoré znižujú spotrebu elektriny. Tieto úspory sú potvrdené aj číslami – firmy, ktoré prejdú na energeticky efektívne tlačiarne, často zaznamenajú pokles nákladov na elektrinu o približne 20 % do niekoľkých mesiacov. Takže okrem úspor peňazí na konci každého mesiaca má zmysel vybrať si tlačiareň s nižšou spotrebou elektriny, keďže to dlhodobo prospeje nielen peňaženke, ale aj planéte.

Faktory údržby a záruky

Pri výbere tlačiarní majú veľký vplyv náklady na údržbu a možnosti záruky, ktoré ovplyvnia, koľko peňazí v budúcnosti skutočne minieme. Pred kúpou si skontrolujte, či sú náhradné diely ľahko dostupné, a pozrite sa, čo záruka v skutočnosti pokrýva. Na bezproblémový chod tlačiarní je potrebné robiť základné úkony, ako je čistenie trysiek a výmena opotrebovaných súčiastok v prípade potreby. Tieto jednoduché kroky nielen predĺžia životnosť tlačiarne, ale zároveň zabezpečia lepší výkon z dňa na deň. Zohľadnenie nákladov na údržbu hneď na začiatku je tiež dôležité, keďže tieto náklady sa postupne kumulujú a ovplyvňujú celkový zážitok z vlastníctva. Výskum ukazuje, že vhodná starostlivosť môže predĺžiť životnosť tlačiarne približne o 30 percent, čo rozhodne zvyšuje jej hodnotu. Preto je dôležité venovať čas výberu správneho záručného balíčka a plánu údržby – nie len z dôvodu rozumnej ekonomiky, ale je to v podstate nevyhnutné pre každého, kto chce maximalizovať návratnosť investície do tlačiarne a vyhnúť sa nečakaným výdavkom v budúcnosti.

Riešenia pre kancelárie s vysokým objemom

Podniky, ktoré denne potrebujú veľa tlačiť, si skutočne musia vybrať tlačiarne, ktoré sú rýchle, spoľahlivé a vytvárajú kvalitné výstupy. Pri výbere možností by sa spoločnosti mali pozrieť na atramentové modely s veľkými atramentovými nádržami, keďže tieto zvládajú vysoké pracovné zaťaženie oveľa lepšie. Vezmite si napríklad Canon imageClass MF753cdw. Táto jednotka si vytvorila povest' za mimoriadne rýchlu tlač a spoľahlivú prevádzku aj v časech, keď všetci naraz potrebujú niečo vytlačiť. Investícia do zariadení na vysoké množstvo tlače znamená viac než len vyhýbanie sa zasekaniam papiera. Kancelárie, ktoré prešli na takéto zariadenenia, uvádzajú nárast celkovej produktivity medzi 25 % až 35 %. Takýto nárast znamená veľký rozdiel pri dodržaní termínov a hladkom riadení denných operácií.

Tlačiarne DTF pre vlastné prenosy

Výhodou DTF tlače je, že ponúka niekoľko reálnych výhod pri vytváraní vlastných dizajnov. Farby sú živejšie a vydržia dlhšie ako pri mnohých iných metódach. Pre začiatočníkov znamená nájsť správnu DTF tlačiareň vyhodnotiť, čo je najdôležitejšie. Priateľské používateľské rozhranie a jednoduchá inštalácia sú rozhodujúcimi faktormi. Mnohí používatelia, ktorí tieto tlačiarne vyskúšali, uvádzajú nárast predaja vlastných tlačí o približne 40 % po prechode na DTF. Takýto rast zabezpečuje, že DTF je rozumnou investíciou pre každý podnik, ktorý chce spoľahlivo vyrábať kvalitné vlastné prenosy.

Kompaktné modely pre mobilné tímy

Pre ľudí, ktorí pracujú v pohybe, je tlačiareň, ktorá je dostatočne ľahká na prenášanie, rozhodujúca, keď potrebujú niečo vytlačiť presne v danom momente. Malé kompaktné tlačiarne sa v tomto ohľade preslávili, pretože sú jednoduché na zabalenie a rýchle spustenie, takže nič nebrzdí, bez ohľadu na to, odkiaľ sa práve pracuje. Aj keď tieto malé tlačiarne zaberiejú menej miesta, väčšina z nich stále dosahuje slušnú kvalitu tlače, ktorá nikoho nepokoľají, ak musia prezentovať dokumenty na stretnutí s klientom. V skutočnosti sme zaznamenali nárast predaja kompaktných tlačiarní o približne 27 %, čo nám hovorí, že veľa spoločností si konečne uvedomuje, ako užitočné môžu byť tieto prenosné možnosti pre ich zamestnancov.