Velg den riktige stråletrykkeren for dine bedriftsbehov

Forståelse av saksområder for bedriftsutskrift

For å velge den riktige skriveren er det avgjørende å forstå utskriftsbehovet til bedriften. Ved å vurdere månedlig utskriftsvolum, identifisere dokumenttyper og overveie farge mot monokromtrengende, kan vi justere skriverfunksjoner med spesifikke bedriftsbehov.

Vurdering av månedlig utskriftsvolum

For å få kontroll på behovet for utskrifter i bedriften, begynn med å telle hvor mange sider som faktisk blir skrevet ut hver måned i de ulike avdelingene. Ved å se på disse tallene blir det tydelig hvor folk flest printer og det gir hint om hva som kanskje trengs i fremtiden. I tillegg unngår man at skrivere går i stykker når det plutselig kommer dobbel så mye arbeid i travle perioder. De fleste moderne kontorer har uansett en eller annen type programvare som sporer utskriftsaktivitet, så hvorfor ikke sette den i bruk? Å følge med på disse statistikkene er ikke bare nyttig for å overvåke papirforbruk, men sparer også penger. IDC har gjort en undersøkelse som viser at selskaper kan kutte kostnadene med cirka 30 prosent når de først forstår sine utskriftsvaner. Å ta måling av utskriftsmengder alvorlig fører til både bedre drift og økonomi, og hjelper med å unngå unødig forbruk av materialer som ingen egentlig trenger.

Identifisering av dokumenttyper: Tekst vs. Grafikk

Å vite hvilken type ting som trykkes regelmessig på kontoret er veldig viktig når man velger utstyr. Rapporter, presentasjoner, de der glansede brosjyrene – de krever alle noe forskjellig av en printer. Noen maskiner klarer ren tekst veldig bra, men sliter med fargearbeid, mens andre yter topp når de skal produsere levende bilder og detaljerte grafer. En god printer skal kunne håndtere ulike papirtyper uten å bremse i takten. Blekforbruket varierer også mye – de fine markedsføringsproduktene går gjennom blekkpatroner mye raskere enn enkle regneark. Å få klart for seg hva som trykkes mest gjør det lettere å avgjøre om det faktisk lønner seg å investere i et spesialisert inkjettsystem på sikt for bedriftens økonomi.

Farge vs. monokromtrenginger

Å finne ut av når fargeutskrifter virkelig betyr noe, gjør en stor forskjell både økonomisk og hvordan kunder oppfatter en merkevare. Markedsavdelinger har ofte behov for skarpe fargeutskrifter til ting som brosjyrer eller salgsfremlegg, mens andre avdelinger er helt fornøyde med svart-hvite kopier av rapporter eller manualer. Å gå over til monokrom drar ned kostnadene på dokumenter med mye tekst i de fleste tilfellene. Men her kommer saken inn - noen bransjer klarer rett og slett ikke å fungere uten de fargeglade utskriftene. Eiendomsmeglere er et godt eksempel, som stoler sterkt på fargeliste eiendomstilbud. Selskaper som holder fast på fargeutskrifter, pleier å bruke omtrent 25 prosent mer enn de som blander det med svart-hvite utskrifter der det er passende. Den kloke tilnærmingen? Velg utskriftsmetoder som matcher det som faktisk fungerer best for ulike oppgaver og det kundene forventer å se.

Utskriftshastighet og arbeidslast

Utskriftshastighet og duty cycle er veldig viktig når man velger en business-inkjet-printer. PPM-karakteristikken må stemme overens med det antallet sider kontoret faktisk skriver ut hver dag. Duty cycle forteller oss omtrent hvor mange sider maskinen kan håndtere i løpet av en måned før den begynner å vise tegn på slitasje. Gode printere fortsetter å produsere klare tekster og skarpe bilder, selv når de skriver ut mange sider raskt, noe som sparer tid på lang sikt. Forskning viser at å velge raskere modeller generelt gjør arbeidsflyten bedre, og kan noen ganger gi bedrifter en produktivitetsøkning på rundt 20 %. Men ingen ønsker at printeren skal gå i stykker hver uke, så å finne den optimale balansen mellom hastighet og pålitelighet er derfor avgjørende for å sikre at driften kan fortsette jevnt og trøtt fra dag til dag.

Forbindelsesmuligheter: Wi-Fi og mobiltrykk

At ha trådløs tilkobling i inkjet-printere betyr alt for dagens bedrifter som trenger fjernskrivere. Når man ser på skriverens spesifikasjoner, bør team sjekke om funksjoner som AirPrint eller Google Cloud Print faktisk svarer til det de trenger i hverdagen. Den rette trådløse oppsettet reduserer virkelig unødvendig bry, fordi ansatte kan skrive ut fra enhver enhet i kontoret uten å løpe inn i kompatibilitetsproblemer. Ifølge forskning publisert av Printing Industries of America, synker ventetiden med omtrent 40 prosent hos bedrifter med gode trådløse skriverløsninger. Og la oss være ærlige, ingen vil kaste bort tid på å vente på dokumenter når arbeidet hopper opp. Ettersom stadig flere kontorer omfavner fleksible arbeidsarrangementer, blir evnen til å sende utskrifter fra hvor som helst ikke bare praktisk, men nesten nødvendig for å opprettholde høy produktivitet i ulike arbeidsmiljøer.

Papirbehandling og bakkekapasitet

Å få god papirhåndtering og ha nok plass i papirbådene betyr virkelig mye for å holde ting i gang uten problemer, spesielt der det skjer mye utskrifter hver eneste dag. Skrivere som automatisk skriver ut på begge sider sparer penger samtidig som de er bedre for miljøet, siden de reduserer hvor mye papir som brukes totalt. Bedrifter bør også se på hvilken type spesialpapir skriverne deres kan håndtere, hvis de jobber med alle slags dokumenter fra glansbrosjyrer til tykk kartong. Studier viser at større papirbåder faktisk kan redusere de irriterende papirstoppene under utskrifter med rundt en fjerdedel, noe som betyr at ansatte ikke kaster bort så mye tid på å fylle på papir, men i stedet kommer tilbake til å gjøre det arbeidet som virkelig betyr noe for bedriftens drift.

Spesialiserte modeller: Portablere inkjettskrivere

Bedrifter som er avhengige av fjernarbeidere eller ansatte som reiser regelmessig, finner bærbare blæserskrivere helt nødvendige. Disse små enhetene lar folk skrive ut dokumenter hvor enn de måtte trenge det, noe som holder arbeidet i gang selv når noen ikke sitter ved skrivebordet sitt på kontoret. Enhver som vurderer å kjøpe en slik skriver, bør absolutt sjekke hvor lenge batteriet varer og om den tåler litt slitasje under reisene. Noen kan bli overrasket over hva de små skriverne faktisk kan gjøre disse dager. Bedriftseiere rapporterer at det har vært en økning på ca. 15–20 % i antall bedrifter som velger bærbare skriveralternativer nylig, noe som viser hvor mye denne teknologien har blitt en del av hverdagsdriften for mange organisasjoner nå.

Førstekostnader Sammenligning

Hvis vi ser på hva folk betaler oppfront, pleier inkjet-printere å koste mye mindre når de først kjøpes enn det laserprintere gjør. Noen grunnleggende inkjet-modeller ligger rundt halvparten av prisen for tilsvarende lasermodeller, og noen ganger er de til og med tre fjerdedeler billigere hvis vi snakker om innstigningsmodeller uten alle de fine ekstraene. Pengene stopper ikke her, men begge typene printere medfører også ekstra kostnader, som for eksempel å få dem riktig installert og konfigurert. Hjemmekontorarbeidere tenker spesielt ofte to ganger før de kjøper dyr laser-teknologi med en gang. En billig inkjet-printer gir ganske ofte mer mening for daglig bruk.

Analyse av lange sikt strålekostnader

Når man ser på det store bildet, påvirker tintkostnader over tid virkelig hvor mye en bedrift bruker på skrivere totalt sett. Blåseskrivere trenger ganske regelmessig nye tintpatroner, og disse pleier å koste mye mer enn tonerpatronene som kommer med laserskrivere. Antallet sider hver patron skriver, spiller også en rolle. De fleste blåsepatroner varer bare i omtrent 200-300 sider, mens laserton kan vare i tusenvis av sider før de må byttes ut. Noen bedrifter finner det nyttig å melde seg på tjenester for levering av tint, som reduserer utgiftene på sikt. Klok kjøpsadferd og å følge opp faktisk bruksmønster har hjulpet mange organisasjoner til å kutte tintutgiftene med nesten halvparten etter noen måneders implementering.

Når du bør velge fargestråleprinter

Valget av å gå med en fargeblekkjetprinter handler egentlig om hva en bedrift faktisk trenger, spesielt når det er viktig med god kvalitet i fargeutskrifter. Grafiske designere og fotografer trenger nøyaktige farger for ting som kundepresentasjoner og promosjonelt materiale de lager. Det er alltid en avveining mellom å bruke penger oppfront og å tjene mer senere gjennom bedre utseende utskrifter. Noen studier viser at selskaper som jobber i kreative sektorer kan få omtrent 30 prosent mer interesse fra kunder ved bruk av levende fargepresentasjoner. Så for bedrifter der visuelle elementer virkelig teller, er å få tak i en god fargeblekkjetprinter ikke lenger bare et spørsmål om å skrive ut fine bilder, det er en del av den overordnede strategien for å skille seg ut i konkurransemarkeder.

Utregning av Kostnad-Per-Side

Å få kontroll på kostnad per side (CPP) betyr mye når selskaper ønsker å redusere utgiftene til utskrifter. Den grunnleggende utregningen går ut på å ta totale utskriftskostnader og dele dem på antall sider som faktisk ble skrevet ut. Å se på disse tallene hjelper til med å sammenligne ulike skrivermodeller side om side, spesielt når man vurderer inkjettskriver mot laserskriver. Tar vi inkjettskrivere som eksempel, koster de ofte mindre i utgangspunktet, men blir dyrere på sikt siden de fargrike blekkpatronene må skiftes så ofte. Laserskrivere krever større utgifter opp front, det er ingen tvil om, men de tilbyr som regel bedre langsiktig verdi takket være de holdbare tonerhodene som varer gjennom tusenvis av sider. Bedrifter som følger CPP nøye, oppnår ofte besparelser på omtrent 15 til hele 30 prosent på årsbudsjettet for utskrifter, noe som blir en fin sum over måneder og år.

Energi-effektivitetsoverveielser

Når du velger en ny skriver, spiller strømforbruket en stor rolle for de daglige utgiftene. Noen skrivere bruker mye strøm, mens andre er mye mer økonomiske. Ved å se på energimerkingen, er det lettere å finne ut hvilke maskiner som passer godt med grønne initiativ. De fleste større merker tilbyr i dag energisparemoduser, automatisk avslåing etter en periode med inaktivitet og andre smarte funksjoner for å redusere strømforbruket. Tallene viser også dette – kontorer som bytter til effektive skrivere opplever ofte at strømregningen synker med rundt 20 % innen noen måneder. Så bortsett fra å spare penger hver måned, gir det også mening å velge en skriver som bruker mindre strøm, både for lommeboken og planeten på lang sikt.

Vedlikehold og garanti-faktorer

Når man ser på skrivere, påvirker vedlikehold og garantioptimer hvor mye penger vi vil bruke over tid. Før du kjøper, sjekk om reservedeler er lette å få tak i og les gjennom hva garantien faktisk dekker. For å holde skrivere i gang effektivt betyr det å gjøre grunnleggende ting som å rengjøre dyser og erstatte slitte komponenter når det er nødvendig. Disse enkle trinnene ikke bare gjør at skrivere varer lenger, men holder dem også bedre i hverdagen. Det er også viktig å vurdere vedlikeholdskostnader oppfront, siden disse kostnadene samler seg og påvirker hele eierskapserfaringen. Forskning viser at riktig vedlikehold kan forlenge en skrivers levetid med omtrent 30 prosent, noe som definitivt øker verdien. Så å ta tid til å velge riktig garantiomfang og vedlikeholdsplan er ikke bare klokt, det er praktisk talt nødvendig for enhver som ønsker å maksimere sin investering i skriving uten å gå over budsjettet senere.

Høyvolymeløsninger for kontor

Bedrifter som trenger å skrive ut mye hver dag, må virkelig velge skrivere som er raske, pålitelige og som produserer utskrifter av god kvalitet. Når de vurderer alternativer, kan selskaper ønske å se på blåseskrivere med store blekkbeholdere, siden disse håndterer tunge arbeidsmengder mye bedre. Ta for eksempel Canon imageClass MF753cdw. Denne maskinen har etablert en rykte for å skrive ut svært raskt og fungere pålitelig, selv på de travle dagene hvor alle trenger noe skrevet ut med en gang. Å gå over til utstyr for høyvolumskriving handler ikke bare om å unngå papirinnsats. Kontorer som har gjort overgangen, rapporterte at deres samlede produktivitet økte med 25 % til 35 %. En slik økning betyr mye når man prøver å holde tidsfrister og håndtere daglige operasjoner effektivt.

DTF-skrivere for tilpassede overføringer

DTF-printing medfører noen reelle fordeler når det gjelder å lage egendefinerte design. Fargene er sterke og varer lenger enn mange andre metoder på markedet. For personer som er nye i starten, innebærer å finne den rette DTF-skriveren å vurdere det som betyr mest. Brukervennlige kontroller og enkel oppsett er helt klart viktige faktorer. Mange som har prøvd disse skriverne, rapporterer at salget av egendefinert print økte med cirka 40 % etter overgangen. En slik vekst gjør DTF til en lønnsom investering for enhver bedrift som er alvorlig opptatt av å produsere kvalitetsbaserte egendefinerte overføringer på en kontinuerlig basis.

Kompakte modeller for mobile team

For personer som arbeider underveis, betyr det mye å ha en skriver som er lett nok til å ta med seg, spesielt når noe må skrives ut med en gang. Kompakte skrivere fungerer spesielt godt her, fordi de er enkle å pakke og sette i gang raskt, slik at ingenting stopper opp uansett hvor noen tilfeldigvis arbeider fra. Selv om disse små skriverne tar mindre plass, klarer de fleste likevel å levere en dokumentkvalitet som ikke bringer noen i embarrasse ved kundemøter. Vi har faktisk sett at salget av kompakte skrivere har økt med cirka 27 % nylig, noe som forteller oss at mange selskaper endelig har begynt å forstå hvor praktiske disse bærbare alternativene kan være for deres arbeidsstokk.