Izbor prave stolnicke štampačice za potrebe vašeg posla

Razumijevanje zahtjeva za štampu u poslovanju

Razumijevanje zahtjeva za štampu vašeg poslovanja ključno je za izbor prave štampačke. Procjenom mjesecne količine štampe, identifikacijom vrsta dokumenata i razmatranjem potreba za bojnu ili crno-bijelu štampu, možemo prilagoditi značajke štampača specifičnim poslovnim zahtjevima.

Procjena mjesecne količine štampe

Da biste imali uvid u potrebe poslovne štampe, počnite tako što ćete prebrojati koliko stranica se stvarno štampa svakog mjeseca u okviru odjela. Analiza ovih brojeva otkriva gdje se najčešće štampa i daje naznake o tome šta bi u budućnosti moglo biti potrebno. Osim toga, poznavanje ovih podataka znači da pisači neće prestati raditi kada dođe do naglog udvostručenja opterećenja tokom gušljivih sezona. Većina savremenih kancelarija već koristi nekakav softver koji prati aktivnost štampe, pa zašto ne biste iskoristili to u dobre svrhe? Praćenje tih statistika korisno je ne samo za praćenje potrošnje papira, već i za uštedu novca. IDC je sproveo istraživanje koje pokazuje da kompanije mogu smanjiti troškove za oko 30 posto čim steknu jasnu sliku o svojim štampanim navikama. Ozbiljno pristupanje mjerenju volumena štampe ima smisla i operativno i finansijski, pomaže da se poslovanje glatko odvija i izbjegava nepotrebna potrošnja na materijalima koji zapravo nisu potrebni.

Identifikacija vrsta dokumenata: Tekst vs. Grafika

Znati kakve vrste materijala se redovno štampaju u kancelariji ima veliki značaj prilikom izbora opreme. Izvještaji, prezentacije, ti sjajni prospekti svi zahtijevaju različite mogućnosti od štampača. Neki uređaji rade običan tekst izuzetno dobro, ali imaju poteškoća sa štampanjem u boji, dok drugi odlično obavljaju posao kada treba proizvesti živopisne slike i detaljne grafike. Dobar štampač treba da izađe na kraj sa različitim vrstama papira bez ikakvih problema. Potrošnja tinte takođe jako varira – oni napredni marketinški materijali troše kartuše puno brže nego jednostavne tabele. Jasno razumijevanje šta se najčešće štampa olakšava odluku o tome da li bi ulaganje u specijalizovani inkjet sistem zaista imalo smisla za dugoročni profit kompanije.

Potrebe za bojom protiv crno-bijelim potrebama

Shvatanje kada stvarno važi štampanje u boji čini veliku razliku i finansijski i u pogledu kako kupci vide brend. Odsjeci za marketing često trebaju oštre štampane materijale u boji za stvari poput prospekata ili prezentacija prodaje, dok su drugi odsjeci zadovoljni sa crno-bijelim kopijama izvještaja ili priručnika. Štampanje u monohromnoj boji štedi novac na dokumentima koji sadrže puno teksta većinu vremena. Ali evo posla - neke industrije jednostavno ne mogu funkcionisati bez onih privlačnih boja. Na um dolaze agensi za nekretnine koje se jako oslanjaju na bojne liste nekretnina. Kompanije koje su zaglavljen u režimu štampanja u boji potroše oko 25 posto više u poređenju sa onima koje pametno kombinuju boju i crno-bijelu štampu. Pametan pristup? Uskladiti izbor štampe s onim što zaista najbolje funkcioniše za različite zadatke i s onim što klijenti očekuju da vide.

Brzina štampe i dužina ciklusa

Brzina štampe i ciklus rada imaju veliki značaj pri izboru poslovne ink-jet štampače. Oznaka PPM mora da odgovara onome što urednik zapravo štampa svakodnevno. Ciklus rada nas približno informiše koliko stranica uređaj može obraditi tokom mjeseca prije nego što počne pokazivati znake trošenja. Dobre štampače i dalje proizvode jasan tekst i oštre slike čak i kada brzo izbacuju stranice, što na duži rok štedi vrijeme. Istraživanja pokazuju da odabir bržih modela generalno čini tok poslovanja glađim, ponekad povećavajući produktivnost kompanija za oko 20%. Ali niko ne želi da mu štampač sedmično pregori, pa je stoga pronalaženje prave ravnoteže između brzine i pouzdanosti ostalo ključno za održavanje glatkog rada iz dana u dan.

Opcije povezivanja: Wi-Fi i mobilna štampa

Bežična povezivost kod ink-jet pisača čini veliku razliku za poslovanje današnjih kompanija koje imaju potrebu za daljinskim opcijama štampanja. Kada se analiziraju tehnički podaci pisača, timovi bi trebalo da provjere da li funkcije poput AirPrint-a ili Google Cloud Print-a zaista odgovaraju svakodnevnim potrebama. Prava bežična konfiguracija zaista smanjuje komplikacije jer zaposleni mogu štampati sa bilo kojeg uređaja u kancelariji, bez da naiđu na probleme sa kompatibilnošću. Prema istraživanju objavljenom od strane Printing Industries of America, kompanije koje imaju kvalitetne bežične rješenja za štampanje imaju smanjenje vremena čekanja za oko 40 posto. I da budemo iskreni, niko ne želi da gubi vrijeme čekajući na dokumente kada se posao nagomilava. Dok sve više kancelarija prihvata fleksibilne aranžmane za rad, mogućnost slanja štampanja iz bilo kojeg mjesta postaje ne samo prikladna, već praktično neophodna za održavanje visokog nivoa produktivnosti u različitim radnim okruženjima.

Rukovanje papirom i kapacitet špilica

Dobro rukovanje papirom i dovoljno prostora u posudama za papir zaista je važno kada se pokušava održavati glatko funkcionisanje, posebno u situacijama gdje se puno štampa iz dana u dan. Štampači koji automatski štampaju obostrano mogu uštedjeti novac i istovremeno su bolji za okolinu jer smanjuju ukupnu potrošnju papira. Kompanije takođe treba da razmotre koji su sve posebni tipovi papira koje njihovi štampači mogu da koriste, ukoliko rade sa različitim dokumentima, od sjajnih prospekata do debelog kartona. Studije pokazuju da veće posude za papir mogu smanjiti one dosadne prekide tijekom štampanja za oko četvrtinu, što znači da djelatnici neće gubiti vrijeme na dopunjavanje potrepština, već će se brže vratiti stvarnom poslu koji je važan za poslovne operacije.

Specializovani modeli: Prenosni inkjet štampaci

Kompanije koje se oslanjaju na radnike na daljinu ili zaposlene koji često putuju smatraju prenosive ink-jet pisače apsolutno nezamjenjivim. Ove male naprave omogućavaju ljudima da štampaju dokumente bilo gdje gdje je potrebno, što održava tok posla čak i kada se neko ne nalazi za svojim stolom u kancelariji. Svako ko razmišlja o kupovini jednog takvog uređaja treba da provjeri koliko baterija traje i da li je otporan na udarce i oštećenja tokom putovanja. Neki ljudi bi mogli biti iznenađeni onim što kompaktni pisači mogu da urade danas. Vlasnici firmi primećuju povećanje od oko 15-20% u kompanijama koje prihvataju prenosive opcije štampanja, što pokazuje koliko je ova tehnologija postala dio svakodnevnih operacija za mnoge organizacije.

Usporedba početnih troškova

Ako pogledamo koliko ljudi plaćaju na početku, ink-jet pisači obično koštaju znatno manje u poređenju sa laserskim pisačima kada se prvi put kupuju. Neki osnovni modeli ink-jet pisača mogu biti skoro dva puta jeftiniji u odnosu na laserske modele, a ponekad čak i tri četvrtine jeftiniji, posebno kada je riječ o ulaznim modelima bez svih naprednih opcija. Međutim, troškovi ne prestaju tu. Oba tipa pisača povlače dodatne troškove, kao što su pravilna instalacija i konfiguracija. Posebno korisnici domaćih ureda često dvaput razmisle prije nego što odluče da ulože u skupu lasersku tehnologiju. U većini slučajeva, jeftiniji ink-jet pisač često ima više smisla za svakodnevne potrebe štampe.

Analiza dugoročnih troškova tinta

Kada se pogleda velika slika, troškovi mastila tokom vremena zaista utječu na to koliko poslovanje ukupno potroši na pisače. Modeli sa tintom zahtijevaju prilično redovnu zamjenu kartridža s tintom, a oni obično koštaju znatno više u poređenju s kartridžima s tonerom koji dolaze s laser pisačima. Broj stranica koje svaki kartridž može odštampati takođe je važan. Većina kartridža za tintu traje samo oko 200-300 stranica, dok laser toner može preći kroz hiljade stranica prije nego što bude potrebno zamijeniti. Nekim kompanijama koristi priključivanje na programe isporuke tinte koji smanjuju troškove na duži rok. Pametne navike kupovine i praćenje stvarnih uzoraka korištenja pomogle su mnogim organizacijama da smanje troškove tinte skoro za pola već nakon nekoliko mjeseci provedenih u sprovođenju.

Kada birati bojni stolni štampač

Odluka da se koristi pisač sa bojnim tintama doista zavisi od potreba poslovanja, pogotovo kada je kvalitet bojnog štampanja od velike važnosti. Dizajneri i fotografi moraju da imaju tačne boje za stvari poput prezentacija klijentima i promocijskih materijala koje prave. Uvek postoji borba između troškova na početku i veće dobiti kasnije kroz kvalitetnije štampanje. Neka istraživanja pokazuju da kompanije koje rade u kreativnim oblastima mogu privući oko 30 posto više interesovanja od klijenata koristeći žive boje u prezentacijama. Dakle, za poslovanja u kojima su slike i dizajn ključni, kupovina dobrog pisača sa bojnim tintama više nije samo pitanje lepih fotografija – postaje deo šire strategije da se istakneš na tržištu.

Računanje cijene po stranici

Imati pregled nad troškom po stranici (CPP) čini svu razliku kada kompanije žele smanjiti troškove štampe. Osnovna matematika uključuje dijeljenje ukupnih troškova štampe brojem stranica koje su zapravo izašle iz štampača. Proučavanje ovih brojeva pomaže u usporedbi različitih modela štampača jedan uz drugi, pogotovo kada se uspoređuju ink-jet i laserski modeli. Uzmite ink-jet uređaje, primjerice, oni su obično jeftiniji na prvi pogled, ali na duži rok izlaze skuplje jer se bojler boje moraju često mijenjati. Laserski štampači traže veću svotu novca unaprijed, to je sigurno, ali obično nude bolju vrijednost dugoročno zahvaljujući izdržljivim toner bubnjevima koji izdrže hiljade stranica. Kompanije koje pažljivo prate svoj CPP često ostvare štednju od otprilike 15 pa čak i do 30 posto na godišnjem budžetu za štampu, što se lijepo sabira tokom mjeseci i godina.

Obrada energetske učinkovitosti

Kada birate novi pisač, potrošnja energije je jako važna za svakodnevne troškove. Neki pisači troše puno električne energije, dok su drugi znatno štedljiviji. Pogledajte ocjene energijske učinkovitosti kako biste prepoznali koje uređaje možete prilagoditi zelenim inicijativama. Većina većih brendova danas uključuje režime štednje energije, automatsko gašenje nakon određenog vremena neaktivnosti i druge pametne opcije koje smanjuju potrošnju električne energije. Ovo se potvrđuje i brojkama – uredi koji pređu na učinkovite pisače često primijete pad električnih računa za oko 20% već mjesecima. Dakle, osim uštede novca na kraju svakog mjeseca, odabir pisača koji troši manje električne energije ima smisla i za vaš novčanik i za planetu na duži rok.

Čimbenici održavanja i garancije

Kada se posmatraju pisači, opcije za održavanje i garanciju stvarno utječu na to koliko ćemo novca potrošiti tokom vremena. Prije kupovine, provjerite da li su rezervni dijelovi lako dostupni i pažljivo pročitajte šta garancija zapravo pokriva. Održavanje pisača u dobrom radnom stanju podrazumijeva osnovne stvari poput čišćenja mlaznica i zamjene istrošenih komponenti kada je to potrebno. Ovi jednostavni koraci ne samo da produžuju vijek trajanja pisača, već i osiguravaju bolje performanse iz dana u dan. Takođe je važno unaprijed razmotriti troškove održavanja, jer se ti troškovi mogu akumulirati i uticati na ukupno iskustvo vlasništva. Istraživanja pokazuju da odgovorna briga može produžiti vijek trajanja pisača za otprilike 30 posto, što značajno povećava njegovu vrijednost. Dakle, posvetiti vrijeme odabiru odgovarajuće garancijske ponude i plana održavanja nije samo pametna poslovna odluka, već je praktično neophodno za svakog ko želi maksimalizirati svoju investiciju u pisače, a da pritom ne dođe do velikih troškova u budućnosti.

Rješenja za uređaje s visokim obujmom radnje

Kompanije koje svakodnevno trebaju puno štampanja stvarno trebaju odabrati štampače koji su brzi, pouzdani i proizvode kvalitetne štampe. Kada razmatraju opcije, kompanije bi mogle razmotriti ink-jet modele sa velikim rezervoarima za tintu, jer oni bolje podnose teške radne opterećenja. Uzmite za primjer Canon imageClass MF753cdw. Ova mašina stekla je reputaciju da štampa izuzetno brzo i da pouzdano funkcioniše čak i tokom onih napetih dana kada svi odjednom trebaju nešto odštampano. Ulaganje u opremu za veliku količinu štampanja nije važno samo da se izbjegne zakočavanje papira. Imaoice koje su prešle na ovu vrstu opreme su izvijestile da je njihova ukupna produktivnost porasla između 25% i 35%. Takav skok u produktivnosti čini veliku razliku kada pokušavate da izađete na kraj s rokovima i glatko upravljate svakodnevnim operacijama.

Štampači DTF za prilagođene prenose

DTF štampanje donosi neke stvarne prednosti kada je u pitanju pravljenje prilagođenih dizajna. Boje su življe i traju duže u poređenjenju sa mnogim drugim dostupnim metodama. Za osobe koje tek počinju, pronalaženje pravog DTF štampača znači razmotriti ono što je najvažnije. Prijateljski korisnički interfejs i jednostavna instalacija su sigurno važni faktori. Mnogi korisnici koji su isprobali ove štampače prijavljuju povećanje prodaje prilagođenih štampanja za oko 40% nakon prelaska na njih. Takav rast čini DTF pametnom investicijom za svaku kompaniju koja ozbiljno posluje na proizvodnji kvalitetnih prilagođenih transfera na konstantan način.

Kompaktni modeli za mobilne timove

Za ljude koji rade u pokretu, imati pisač koji je dovoljno lagan da ga nosite sa sobom čini ogromnu razliku kada god treba odmah štampati nešto. Mali kompaktni pisači posebno se ističu jer su jednostavni za pakovanje i brzo korištenje, pa ništa ne usporava, bez obzira gdje se osoba nalazi i radi. Iako ove male jedinice zauzimaju manje prostora, većina njih i dalje osigurava pristojnu kvalitetu štampe koja nikoga neće ostaviti zbunjenog kada prikazuje dokumente na sastancima s klijentima. Uočili smo da su prodaje kompaktnih pisača porasle oko 27%, što nam govori da sve više kompanija napokon prepoznaje koliko su ovi prenosivi modeli korisni za njihove timove.